Planning voor projecten

Planning voor projecten, of kortweg projectplanning, is voor ieder project belangrijk. Om te beginnen bestaat ieder project uit de volgende fases:

1. Initiatiefase
2. Definitiefase
3. Ontwerpfase
4. Voorbereidingsfase
5. Realisatiefase
6. Nazorgfase

Projectplanningfase 1: initiatie

De initiatie is niet veel meer dan een idee. Er wordt nagedacht over wat er aan het einde van het project ongeveer opgeleverd moet worden, maar ook of het project haalbaar is. In sommige gevallen wordt een "proof of concept" gemaakt, een soort van prototype. De haalbaarheid is natuurlijk in de basis afhankelijk van de doorlooptijd, het budget en de competenties van de medewerkers. Vele andere factoren zijn daarbij nog daargelaten.

Projectplanningsfase 2: definitie

In de definitiefase wordt antwoord gegeven op de "wat?" vraag. Hier wordt exact duidelijk gemaakt wat het eindproduct is. Hier worden de functionele en operationele eisen opgesteld, wordt er nagedacht over mogelijke belemmeringen en waar dus de grenzen van het project liggen (ook wel de "scope" van het project). De projectscope kunt u zien als een tuin die opnieuw ingericht gaat worden, maar door de boom van de buren kunnen de planten niet neergezet worden. Is het dan in dit geval uw verantwoordelijkheid om de boom te verwijderen en daarvoor toestemming te krijgen van de buren, terwijl u alleen maar de uitvoerder bent? Om problemen later in de realisatiefase en nazorgfase te voorkomen, is het belangrijk om hier van tevoren duidelijke afspraken over te maken.

Projectplanningsfase 3: ontwerp

Veel projecten worden ontwikkeld vanaf een lijst met requirements (functioneel ontwerp, operationele eisen, etc.) en worden vanuit daar omgezet in prototypes. Bij een prototype hoeft u in deze context niet te denken aan een werkend product, maar een schematische of zelfs technisch accurate representatie van hoe het eruit ziet. Vaak komen in deze fase nog problemen aan het licht die van invloed zijn op de projectdefinitie: mensen denken immers veel beter in plaatjes dan in woorden.

Projectplanningsfase 4: voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk, zeggen ze wel eens. De voorbereidingsfase in de projectplanning wordt regelmatig onderschat. Het gaat erom dat spullen op tijd geleverd gaan worden door leveranciers, dat alle mensen met de juiste kennis en kunde op de juiste plek zitten en allerlei andere zaken. Dit is een stadium waarin het een en ander nog geregeld en veranderd kan worden tegen (normaliter) lagere kosten dan eenmaal in de realisatiefase.

Projectplanningsfase 5: realisatie

Iedereen gaat aan de slag. De realisatiefase is wanneer het project vorm gaat krijgen en het eindproduct "tastbaar" wordt. Dit is ook de eerste keer dat de klant iets kan zien van het project, na alle voorbereiding. In de praktijk is het belangrijk om te beseffen dat het project bijna nooit exact uitgevoerd wordt zoals het op papier staat. Tegelijkertijd is het even belangrijk om elke wijziging aan het project kritisch te behandelen en op dit punt geen "domme beslissingen" te maken. De kans hierop groeit wanneer de druk toeneemt en dat gaat niet alleen op voor de projectleider, maar ook voor bijvoorbeeld software engineers en programmeurs.

Projectplanningsfase 6: nazorg

Door veel van het uitvoerend personeel wordt de nazorgfase ervaren als een last. Dat heeft deels te maken met de aard van deze fase, maar ook deels met het bijbehorende management en de kwaliteit van het opgeleverde product. Ook hier is het belangrijk om geen overhaaste beslissingen te nemen met betrekking tot eventuele klachten van de klant. De hoofdvraag is: wanneer zijn we nazorg aan het verlenen en wanneer zijn we een "nieuwe versie" aan het ontwikkelen? Er wordt wel eens gesproken over een 99%-syndroom, wanneer een project eindeloos in de nazorgfase blijft hangen. Het is vaak een kwestie van er een punt achter zetten en alle wensen opnemen voor een nieuw project.

Ondersteuning bij uw projecten

De software van TimeTick is de perfecte ondersteuning bij uw projecten. Wij maken inzichtelijk waar uw medewerkers mee bezig zijn (geweest) en hoe het staat met de haalbaarheid. Op die manier kunt u problemen tijdig inzien en meteen ingrijpen. Natuurlijk kunt u onze software gewoon gratis uitproberen en hebben wij een servicedesk die altijd voor u klaar staat.

"Binnen een paar minuten bent u klaar om uren per week te besparen en uw projecten te stroomlijnen"

Probeer onze urenregistratie software 30 dagen gratis →

 

Voorwaarden in het kort:
30 dagen gratis onbeperkt uitproberen. Daarna slechts € 3,95 per gebruiker per maand. Abonnement start niet automatisch, u moet hiervoor eerst akkoord geven. Uw opgebouwde gegevens kunnen probleemloos meegenomen worden als u een abonnement neemt.