Urenverantwoording: hoe en wat?

De urenverantwoording is nagenoeg altijd een actie die je uitvoert om er later iets aan te hebben. Het is bij wijze van spreken een investering in je time management. Sommigen zien de urenverantwoording als een noodzakelijk kwaad, maar zodra je er de voordelen van hebt gezien zul je deze mening niet (meer) delen. In dit artikel gaan we nader in op hoe de urenverantwoording eruit moet zien, om met minimale moeite maximaal resultaat te behalen.

De onderdelen van een goede urenverantwoording

Iedere urenverantwoording ziet er ongeveer hetzelfde uit. Dat wil zeggen, de componenten ervan zijn nagenoeg altijd hetzelfde. Er is een aantal vragen die in één oogopslag beantwoord moet kunnen worden:

• Wanneer zijn de uren gemaakt?
• Hoeveel uren zijn er gemaakt?
• Door wie zijn de uren gemaakt?
• Voor wie zijn de uren gemaakt?
• Waarom zijn de uren gemaakt?

Als op elk van deze vragen een antwoord gegeven kan worden, dan deugt de urenverantwoording. Als we uitgaan van deze vragen, kunnen we ook gemakkelijk bepalen welke gegevens geregistreerd moeten worden:

• Datum
• Tijd (start- en eindtijd)
• Medewerker
• Klant/relatie
• Project
• Omschrijving

Als "bonus" kunnen we de volgende gegevens ook direct registreren, wat het verwerken tot statistieken eenvoudiger maakt:

• Uursoort (denk aan: administratie, overleg, engineering, etc.)
• Tarief
• Projectfase / Milestone

Op het moment dat deze gegevens effectief bij elkaar gebracht worden, kan een urenverantwoording een enorme bron van informatie worden die zichzelf meer dan terugverdient. Met onze urenregistratie software kan dit snel en eenvoudig en snel gedaan worden.

Het resultaat van een goede urenverantwoording

Met een goede urenverantwoording kan waardevolle informatie kort opgesomd worden in grafieken en taartdiagrammen. Daarnaast is het een goede leidraad om de voortgang van projecten in te schatten, en daarmee te bewaken. Niet alleen krijg je inzicht in je tijdsbesteding, je weet ook direct waar je verkeerd gaat. En - indien van toepassing - dat weet u ook bij uw werknemers!

Door te categoriseren, kunt u zien waar de hiaten in de organisatie zitten en inspelen op de kracht en talenten van mensen. Wij zetten bijvoorbeeld een getalenteerd programmeur ook liever niet te veel aan de telefoon: dat vindt hij/zij helemaal niet leuk en het is zonde van de potentie.

Dit is slechts één voorbeeld waarbij de urenverantwoording een grote rol kan spelen. Geïnteresseerd om hier ook iets mee te doen? Dan bent u bij TimeTick aan het juiste adres. Wij helpen u graag verder.