Voor ondernemers bestaan er verschillende aftrekposten, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Om hier echter gebruik van te kunnen maken, moet u een urenregistratie voeren om aannemelijk te maken dat u ondernemer bent. In de basis is het voeren van de urenregistratie dus bedoeld om aan te tonen dat u aan het urencriterium voldoet (ofwel 1225 uren heeft besteed aan uw onderneming). Een belangrijk gegeven is dat alle uren die u aan uw onderneming besteedt meegerekend mogen worden. Van administreren tot offreren. Zelfs een brainstormsessie kan worden opgegeven als uren besteed aan uw onderneming.

Hoe accuraat moet ik mijn uren registreren?

Dit is een keuze die u grotendeels zelf kunt maken, want de Belastingdienst is hier niet heel duidelijk over. Het wordt echter niet geaccepteerd om simpelweg blokken van een week te registreren en het daarbij te laten, hier bestaat inmiddels jurisprudentie over. Wel is zoveel duidelijk dat u niet op de minuut accuraat hoeft te registreren, dit brengt immers ook een onevenredige urenregistratielast met zich mee.

Wanneer u twijfels heeft of u de urennorm gaat halen, adviseren wij om de urenregistratie in TimeTick Timesheet naar blokken van 5 minuten te zetten. Dat verhoogt de precisie en kan gunstig uitpakken bij een controle. Als u immers 1250 uren voor uw onderneming heeft geregistreerd en dit per kwartier heeft gedaan, zou de Belastingdienst kunnen opperen dat de mogelijke afwijking te groot is en dat u mogelijk toch niet aan het urencriterium voldoet. Zover ons bekend, is dit nog niet voorgekomen, maar het is een denkbaar scenario.

Let op: de bewijslast ligt bij u. Niet bij de Belastingdienst. Oftewel: u moet kunnen aantonen dat u wél aan het urencriterium voldoet, in plaats van dat de Belastingdienst moet kunnen aantonen dat u er niet aan voldoet. Dit is een cruciaal punt.

Ons advies voor uw urenregistratie

Er is een aantal punten waarop u uw urenregistratie kunt doen:

• Registreer uw urenregistratie per klant
• Indien mogelijk, registreer de urenregistratie ook per project
• Geef de datum van de geregistreerde uren op en liefst ook de start- en eindtijd
• Registreer niet alleen declarabele uren, maar ook alle overige uren
• Geef een korte, heldere omschrijving van de werkzaamheden
• Doe de urenregistratie direct na het uitvoeren van de werkzaamheden, om vergissingen te voorkomen

Hoe lang moet ik mijn urenregistratie bewaren?

De urenregistratie is strikt genomen onderdeel van uw administratie. Dit betekent dat de bewaarplicht die geldt voor zaken als uw financiële administratie, declaraties etc. ook geldt voor uw urenregistratie. Deze bewaarplicht is op het moment van schrijven 7 jaar.

Om het gemakkelijker te maken om uw urenregistratie te bundelen, raden wij aan gebruik te maken van onze software. Er is voor ZZP-ers en starters gratis urenregistratie software beschikbaar, die het registreren op basis van klant en project gemakkelijker maakt en ook meteen een centrale plek biedt om uw urenregistratie te bewaren.