Het voeren van een goede urenregistratie is niet zo eenvoudig als het lijkt. U kunt het grofweg om twee redenen willen: als bewijsvoering of om meer informatie over uw tijdsbesteding te krijgen. Dit artikel gaat met name op het laatste in. Wij vinden namelijk dat een waardevolle informatiebron over uw tijdsbesteding niet verloren mag gaan.

De (vaste) componenten van urenregistratie

U kunt de urenregistratie opdelen in enkele componenten. Een uur wordt in principe gewerkt voor een klant, binnen een project, door een medewerker voor een bepaald tarief. Dit wordt in Figuur 1 visueel weergegeven.

Figuur 1 Relatie tussen urenregistratie, klant, project, medewerker en tarief

Het moge duidelijk zijn dat er ook interne projecten gedraaid worden, er geen sprake is van een project of dat het tarief niet interessant is omdat een project op basis van fixed price is aangenomen. In het eerste geval is uw eigen onderneming de klant, in het tweede geval wilt u uw uren nog steeds op een bepaald dossier boeken en een project op fixed price is geen reden om niets te willen weten over wat het project op nacalculatie had opgeleverd.

Al met al bestaan urenregistraties altijd uit dezelfde elementen en kan hierop gefilterd worden. Zo is het de bedoeling dat u op elk van de componenten kunt filteren: op klant, project, medewerker of tarief.

ZZP-er? Maak gebruik van onze gratis urenregistratie software!

Gratis account aanmaken

Het nut van het visualiseren van gegevens

Als voorbeeld filteren we de werkzaamheden van één medewerker uit op tarief. In Figuur 2 kunt u direct zien dat het nuttig is om kritisch naar de beschikbare gegevens te kijken.

Figuur 2 Taartdiagram van de werkzaamheden van één van onze programmeurs.

In dit taartdiagram wordt meteen duidelijk dat de betreffende programmeur 21% van zijn tijd bezig is met algemene werkzaamheden en niet met programmeren. De overige zaken zien er goed uit. Rond de 10% van de tijd overleggen met collega's is voor een programmeur geen gek getal en bijvoorbeeld projectmanagement en ontwerpen zijn in principe geen onderdeel van zijn takenpakket.

Uit het bovenstaande diagram zouden we kunnen concluderen dat we moeten kijken hoe we het percentage programmeerwerk hoger kunnen krijgen. Dit is immers de voornaamste reden dat hij er zit. Het antwoord is om te kijken waar de 21% van de algemene uren aan worden besteed, wat heel goed uitgezocht kan worden door in de historie te kijken. Vervolgens kunnen we hier waarschijnlijk enkele procenten winst pakken.

Deze informatie is al nuttig zonder dat we het over absolute aantallen uren hebben, puur omdat het visueel wordt weergeven welk aandeel van de tijd waaraan besteed wordt.

Begint u uit uw Excel lijsten te groeien? Dan hebben wij de oplossing voor u!

Probeer Timesheet Basic voor 30 dagen gratis

Voorbeeld: berekening efficientieverbetering - waarom deze gegevens analyseren?

Deze programmeur werkt 40 uur in de week. In twee weken tijd hebben we het percentage voor "Programmeren" met 10% verhoogd (van 62% naar 72%). Dit komt neer op 10% x 40 = 4 uur per week. Stel dat deze programmeur voor 100 euro per uur werkt voor een klant, scheelt dit ongeveer (4 x 4 * 100 =) € 1600 per maand aan omzet!

Hetzelfde geldt voor consultants, monteurs en ingenieurs. Ieder structureel verloren kwartier is op jaarbasis een enorm bedrag. En dáárom analyseren we deze gegevens. Slimmer delegeren, slimmer werken en dus slimmer geld verdienen. 

Meer dan 50 medewerkers? Dan hebben wij dé software voor uw bedrijf!

Probeer Timesheet Pro voor 30 dagen gratis

Samenvatting

Urenregistratie software is bij dit soort taken onmisbaar. Zeker wanneer u meer personeel in dienst heeft, wordt het nagenoeg onmogelijk om dit soort analyses handmatig te maken.

Gewerkte uren zijn altijd opgebouwd uit dezelfde vier componenten: klant, project, medewerker en tarief. Het analyseren van de urenregistratie van medewerkers is belangrijk, omdat het op jaarbasis of vaak zelfs op maandbasis om duizenden euro's kan gaan. Zeker wanneer het bij meerdere medewerkers tegelijk is.

Probeer onze urenregistratie software eens gratis uit en denk actief na over de tijdsbesteding van u en uw personeel. Waar valt winst te behalen?

Ontdek waar de winst zit  →